Der Wecker klingelt, Sie fühlen sich schlapp, haben Kopfschmerzen, außerdem kratzt der Hals – vermutlich ist ein Infekt im Anflug. Wie verhalten Sie sich als Arbeitnehmer in diesem Fall richtig? Müssen Sie unbedingt einen Arzt aufsuchen, wenn Sie vorsorglich ein oder zwei Tage zu Hause bleiben wollen? Wann und wie müssen Sie Ihren Chef informieren? Und was ist der Unterschied zwischen einer Krankmeldung und einer Krankschreibung? In diesem Artikel finden Sie ausführliche Antworten!

Inhaltsverzeichnis:

1. Ab wann ist man arbeitsunfähig?
2. Checkliste für die Krankmeldung beim Arbeitgeber
3. Krankmeldung ohne zum Arzt zu gehen
4. Ab wann ist eine Krankmeldung vom Arzt notwendig?
5. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
6. Aktuell seit Dezember 2023: Krankschreibung wieder per Telefon
7. Fazit: Krankmeldung beim Arbeitgeber korrekt vornehmen

Ab wann ist man arbeitsunfähig?

Ganz klar, als Arbeitnehmer haben Sie Rechte und Pflichten. Die wohl wichtigste Pflicht besteht darin, entsprechend der betrieblichen Vereinbarungen pünktlich am Arbeitsplatz zu erscheinen. „Ist dies aus gesundheitlichen Gründen nicht möglich, müssen Arbeitnehmende unverzüglich den Arbeitgeber darüber informieren. Andernfalls drohen arbeitsrechtliche Konsequenzen“, erklärt Ingrid Brand-Hückstädt, Anwältin mit Schwerpunkt Arbeitsrecht. „Dabei ist es wichtig, den Unterschied zwischen den Begriffen Krankmeldung und Krankschreibung zu kennen“, so die Juristin weiter.

Definition Krankmeldung und Krankschreibung

Doch was hat es damit auf sich – und was sollten Arbeitnehmende bei einer Erkrankung beachten? Krankmeldung und Krankschreibung sind keinesfalls dasselbe! Hier finden Sie Definitionen zu beiden Begriffen im Überblick:

1. Krankmeldung

Eine Krankmeldung nehmen Arbeitnehmende selbst vor, wenn sie aus gesundheitlichen Gründen arbeitsunfähig sind. Die Meldung – auch ohne ärztliches Attest – hat unverzüglich zu erfolgen. „Am besten ist es, dies dem Arbeitgeber oder dem Vorgesetzten noch vor dem Dienstbeginn anzuzeigen, persönlich oder durch eine andere Person wie den Ehepartner. Üblich und empfehlenswert ist die telefonische Krankmeldung. Auch eine E-Mail ist grundsätzlich möglich”, sagt Ingrid Brand-Hückstädt weiter. Wichtig: Im Idealfall informieren Sie den Arbeitgeber gleichzeitig über die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit.

2. Krankschreibung

Die Krankschreibung – genauer gesagt: die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) – erfolgt offiziell durch einen Arzt. Sie muss spätestens ab dem dritten Tag der Krankheit beim Arbeitgeber vorliegen. „Arbeitnehmende stehen dabei in einer Anzeige- und Nachweispflicht. Beachten Sie bitte unbedingt, dass auch das Wochenende und eventuelle Feiertage bei der dreitägigen Frist mitgezählt werden“, macht Ingrid Brand-Hückstädt weiter deutlich. Eine weitere Besonderheit: Wenn dies im Arbeitsvertrag ausdrücklich so vereinbart ist, kann der Arbeitgeber bereits ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit eine offizielle Krankschreibung einfordern.

Checkliste für die Krankmeldung beim Arbeitgeber

Auch wenn Sie nicht zum Arzt gehen: Dringend empfehlenswert ist es, eine Krankmeldung zeitnah telefonisch vorzunehmen. Auf diese Weise wird der Arbeitgeber so schnell wie möglich informiert und kann entsprechende Schritte für die betrieblichen Abläufe einleiten. Doch was gehört zu einer korrekten Krankmeldung etwa am Telefon dazu? Hier die wichtigsten Elemente:

• Wer ruft an (Arbeitnehmer oder Angehöriger)?
• Was ist der Grund des Anrufs?
• Wie lange wird die Erkrankung voraussichtlich bestehen?
• Was sind die nächsten Schritte, ist etwa ein Arztbesuch geplant oder will sich der Arbeitnehmer zu Hause gründlich auskurieren?
• Was wird der Arbeitnehmer tun, wenn die Erkrankung länger andauert (einen Arzt aufsuchen, sich erneut melden)?

Krankmeldung schreiben: Muster für eine E-Mail

Bei entsprechenden technischen Möglichkeiten ist grundsätzlich auch eine Krankmeldung auch per E-Mail, SMS oder WhatsApp möglich. Nachteil: Unter Umständen erreicht die Nachricht den Chef oder den Vorgesetzten erst mit deutlicher zeitlicher Verspätung, sodass Verwunderung über das Nichterscheinen am Arbeitsplatz entstehen könnte.

Wer gleichwohl den schriftlichen Weg der Krankmeldung wählt, sollte in sachlichem Ton alle grundlegenden Informationen entsprechend den obenstehenden Fragen übermitteln. Hier ein Muster für eine solche E-Mail:

“Sehr geehrter Herr Mustermann,

leider kann ich aus gesundheitlichen Gründen heute und voraussichtlich auch morgen nicht zur Arbeit erscheinen. Ich gehe davon aus, übermorgen wieder gesund am Arbeitsplatz zu erscheinen. Wenn dies wider Erwarten nicht möglich sein sollte, werde ich einen Arzt aufsuchen und mich so bald wie möglich wieder bei Ihnen melden.

Mit freundlichen Grüßen

Andreas Angestellter”

Krankmeldung ohne zum Arzt zu gehen

Ist in jedem Fall eine Krankschreibung durch den Arzt notwendig? Die Antwort: Es kommt darauf an! Rainer Knoob, Bundesvorsitzender der Unabhängigen Arbeitnehmervertretung AUB und aktiver Betriebsrat mit langjähriger Erfahrung, klärt auf: „In vielen Unternehmen gibt es die Vereinbarung, dass sich Arbeitnehmende für bis zu drei Tage krank melden können, ohne dass sie eine offizielle, ärztliche Krankschreibung vorlegen müssen.“

Diese Regeln können beispielsweise im Arbeitsvertrag, in Betriebsvereinbarungen oder auch im Tarifvertrag festgeschrieben sein. Aufgepasst: Ein Verstoß gegen die Vorgaben kann arbeitsrechtliche Probleme nach sich ziehen. Wer sich beispielsweise zu spät krank meldet oder zu spät zum Arzt geht, muss damit rechnen, dass der Arbeitgeber unter Umständen die Lohnfortzahlung für diesen Zeitraum verweigert. Zudem kann es zu Abmahnungen oder bei wiederholten Fehlverhalten auch zu einer Kündigung kommen.

Ab wann ist eine Krankmeldung vom Arzt notwendig?

Wenn es um die AU geht, denken viele Arbeitnehmende weiterhin an den „gelben Schein“. Dabei hat diese schriftliche Form der Krankschreibung bereits seit Januar 2023 ausgedient. Stattdessen gilt für gesetzlich Krankenversicherte bundesweit ausschließlich die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Sie ist spätestens dann von einem Arzt einzuholen, wenn eine Erkrankung länger als drei Tage andauert.

Regeln zur Lohnfortzahlung

Die offizielle Krankschreibung durch den Arzt ist wichtig für die Fortzahlung des Lohns – das gilt umso mehr, wenn es sich um eine länger andauernde Erkrankung handelt. Die entsprechenden Vorgaben dazu sind in § 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EntgFG) nachzulesen. Das Wichtigste in Kürze: Ab der offiziellen Krankschreibung erhalten Arbeitnehmende ihr Gehalt für den Zeitraum von sechs Wochen weiterhin vom Arbeitgeber. Wenn die Erkrankung länger andauert, zahlt nach diesen sechs Wochen die Krankenkasse ein Krankengeld aus – in der Regel handelt es sich dabei um 70 Prozent des Bruttogehalts.

Einen weiteren feinen, aber wichtigen Unterschied erläutert Anwältin Ingrid Brand-Hückstädt: „Als Arbeitnehmer können Sie zwar rückwirkend vom Arzt krankschreiben lassen, etwa wenn ein Wochenende oder Feiertage dazwischen liegen. Hingegen ist es nicht erlaubt, sich rückwirkend selbst krank zu melden.“

Gründe für die Krankschreibung bleiben vertraulich

Muss der Arbeitgeber den Grund der Krankschreibung erfahren? Auch diese Frage wird immer wieder heiß diskutiert. Die Antwort: Die eAU enthält keine Diagnose, der Chef hat kein Recht darauf, den Grund der Arbeitsunfähigkeit zu erfahren. Zu dieser Regel gibt es lediglich eine Ausnahme: Bei hoch ansteckenden Krankheiten, kann eine Informationspflicht durch den Arbeitnehmer bestehen, um Kolleginnen und Kollegen vor einer Ansteckung zu schützen. Zu den damit verbundenen Fragen können Ärzte beraten.

Bei Zweifeln an einer Krankschreibung kann der Arbeitgeber darüber hinaus den Medizinischen Dienst der Krankenkassen (MDK) einschalten. Hier wird gegebenenfalls der Krankheitsgrund bestätigt, Details werden aber auch vom MDK nicht weitergegeben.

Gehören Kranke immer ins Bett?

Wer krankgeschrieben ist, muss das Bett hüten – so lautet ein weit verbreiteter Irrtum. Tatsächlich sollten erkrankte Mitarbeiter alles dafür tun, schnellstmöglich wieder zu genesen. Dazu kann es aber auch gehören. an der frischen Luft spazieren zu gehen oder etwas Sport zu treiben. Unter Umständen sind selbst Restaurantbesuche oder natürlich der Wocheneinkauf im Supermarkt gestattet. Viele ausführliche Informationen dazu, was während einer Arbeitsunfähigkeit erlaubt ist, finden Sie in einem weiteren Artikel unseres Blogs [sep. Artikel bitte entsprechend verlinken!].

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Mit der elektronischen Ausstellung hat sich auch die Weitergabe und Verarbeitung der AU verändert. „Früher hatten Arbeitnehmende eine Ausführung des gelben Scheins beim Arbeitgeber vorzulegen und eine Kopie an ihre Krankenkasse einzusenden. Heute läuft dieser Vorgang vollständig digital ab“, erläutert Rainer Knoob.

Dabei nimmt die eAU den folgenden Weg: Die Arztpraxis informiert die zuständige Krankenkasse über die Krankmeldung, die Krankenkasse wiederum leitet die Bescheinigung an den Arbeitgeber weiter. Rainer Knoob: „Das geschieht alles digital und automatisch. Gleichwohl sollten Arbeitnehmer im Krankheitsfall eine persönliche Krankmeldung zusätzlich noch selbst bei ihrem Arbeitgeber vornehmen.“

Ein Unterschied besteht zudem für alle privatversicherten Personen sowie für  Beihilfeberechtigte: Sie erhalten die AU weiterhin in Papierform und haben diese wie gewohnt an den Arbeitgeber sowie die Krankenversicherung beziehungsweise die Beihilfestelle weiterzuleiten.

Krankmeldung verlängern: Die Folgebescheinigung

Bei vielen Erkrankungen können auch Ärzte nicht sicher prognostizieren, wann der Patient genesen und wieder arbeitsfähig sein wird. Hält die Arbeitsunfähigkeit über den Zeitraum der ersten Krankschreibung hinaus an, ist eine sogenannte Folgebescheinigung zur ursprünglichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung notwendig. Tipp: Stimmen Sie sich im Krankheitsfall dazu rechtzeitig mit Ihrem Arzt ab, damit es zu keinen zeitlichen Lücken bei der Krankschreibung kommt!

Krankmeldung im Urlaub – was tun?

Der Urlaub ist dazu da, um sich gründlich zu erholen. Deshalb werden Krankentage gemäß § 9 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Unser Tipp dazu:

Sollten Sie während Ihrer Urlaubstage erkranken, sollten Sie sich für den Zeitraum der Erkrankung unbedingt eine ärztliche Krankschreibung ausstellen lassen. Des Weiteren ist es zwingend notwendig, Ihren Arbeitgeber sofort über Ihre Krankheit zu informieren und das ärztliche Attest umgehend, idealerweise bereits am ersten Tag, zuzusenden.

Darüber hinaus sind Sie gemäß § 5 Abs. 2 des Entgeltfortzahlungsgesetzes dazu verpflichtet, im Falle einer Erkrankung im Ausland Ihre aktuelle Adresse sowie Telefonnummer anzugeben, unter der Sie während Ihres Aufenthalts erreichbar sind. Wichtig zu wissen: Verpasste Urlaubstage können sie nicht einfach an die Krankheit „anhängen“. Stattdessen müssen Sie einen neuen Urlaubsantrag stellen – sonst würde es sich um eine „Selbstbeurlaubung“ handeln, die eine Abmahnung nach sich ziehen kann.

Aktuell seit Dezember 2023: Krankschreibung wieder per Telefon

Aktuell (Stand: Januar 2024) besteht wieder die Möglichkeit, sich telefonisch vom Arzt krankschreiben zu lassen. Dies hat der Gemeinsame Bundesausschuss der Krankenkassen am 7. Dezember 2023 beschlossen. Im Gegensatz zur Zeit der Corona-Pandemie beschränkt sich diese Möglichkeit nicht nur auf Erkältungskrankheiten, sondern gilt beispielsweise auch für Magen-Darm-Infekte.

Voraussetzungen für telefonische Krankschreibung

Allerdings gelten gewisse Voraussetzungen: Der Patient muss bereits bei der betreffenden Arztpraxis bekannt sein, und es darf keine schwerwiegende Symptomatik vorliegen, da in einem solchen Fall eine persönliche Untersuchung erforderlich wäre. Erfüllen Sie diese Bedingungen, kann der Arzt oder die Ärztin nach telefonischer Anamnese eine Erstbescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit für bis zu fünf Kalendertage ausstellen.

Es ist zu beachten, dass die Krankschreibung nicht telefonisch verlängert werden kann. Wenn eine Folgebescheinigung erforderlich ist, müssen Sie die Praxis persönlich aufsuchen. Ausnahme: Wurde die erste Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung während eines Praxisbesuchs ausgestellt, kann die Krankschreibung telefonisch verlängert werden.

Wenn die Kinder erkranken

Seit dem 18. Dezember 2023 ist es auch für Eltern erkrankter Kinder möglich, sich telefonisch von der Arbeit freistellen zu lassen. Wenn Sie Ihr Kind zu Hause betreuen müssen, können Sie telefonisch eine Bescheinigung zum Bezug von Kinderkrankengeld für maximal fünf Tage erhalten. Voraussetzung dafür ist, dass das Kind bereits dem Arzt oder der Ärztin bekannt ist und diese die telefonische Krankschreibung als vertretbar erachten.

Fazit: Krankmeldung beim Arbeitgeber korrekt vornehmen

Wer erkrankt, hat das Recht, sich bei Fortzahlung des Lohns in Ruhe auszukurieren. Krankmeldung und Krankschreibung unterliegen dabei klaren Regeln, die Sie kennen und unbedingt beachten sollten. Hier zusammengefasst die drei wichtigsten Schritte:

1. Arbeitgeber benachrichtigen

Als Erstes kommt die Krankmeldung: Informieren Sie Ihren Arbeitgeber zeitnah, dass Sie aufgrund einer Erkrankung nicht arbeiten können. Die Meldung kann sowohl per E-Mail als auch telefonisch erfolgen.

2. Krankschreibung durch den Arzt

Spätestens nach drei Tagen sollten Sie einen Arzt aufsuchen, um eine offizielle Krankschreibung zu erhalten. Die Übermittlung erfolgt heute digital, den „gelben Schein“ gibt es nicht mehr.

3. Rechtzeitig an Folgebescheinigungen denken

Wenn die Erkrankung länger andauert, sollten Sie sich rechtzeitig um eine Folgebescheinigung kümmern. Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Krankschreibung beim Arzt auch auf dem telefonischen Weg möglich.