Die Digitalisierung schreitet auch im Gesundheitswesen voran. Bestes Beispiel: die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Die klassischen gelben Scheine sind damit überflüssig geworden. Ab dem 1. Januar 2025 kommen wesentliche Neuerungen hinzu, die das eAU-Verfahren weiter verbessern sollen. Was hat es mit den Veränderungen auf sich? In diesem Artikel erhalten Sie Antworten dazu.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
2. Elektronische AU: Ab wann ist sie Pflicht?
3. Die Vorteile der elektronischen AU für Arbeitnehmende
4. Wie bekommt der Arbeitgeber die elektronische AU?
5. Die gesetzlichen Neuerungen ab Januar 2025 im Detail
6. Fazit

Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, ersetzt seit geraumer Zeit den herkömmlichen, papierbasierten Krankenschein durch ein digitales Verfahren. Ursprünglich wurde die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von Arbeitnehmenden an den Arbeitgeber und die Krankenkasse in Papierform übermittelt. Dies führte jedoch häufig zu Verzögerungen und zusätzlichen administrativen Aufwänden, beispielsweise wenn Krankenscheine verloren gingen oder unleserlich waren.

Elektronische AU: Wie funktioniert die elektronische Krankmeldung?

Die eAU hingegen ermöglicht eine direkte, elektronische Übermittlung von Krankschreibungen von der Arztpraxis an die Krankenkasse, die anschließend die Daten an den Arbeitgeber weitergibt. Mit diesem Verfahren werden die gesetzlichen Anforderungen an den Schutz und die Sicherheit personenbezogener Daten eingehalten. Ziel ist es, Krankmeldungen einfacher und schneller zu verarbeiten und alle Beteiligten von unnötigem Papierkram zu entlasten. Ingrid Brand-Hückstädt, AUB-Expertin und Fachanwältin für Arbeitsrecht, weist auf einen weiteren wichtigen Umstand hin: „Nach wie vor und unabhängig von der eAU sind Arbeitnehmende verpflichtet, dem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich zu melden (§ 5 Abs. 1 S. 1EFZG a.F./n.F.). An dieser Mitteilungspflicht ändert sich nichts.“

Elektronische AU: Ab wann ist sie Pflicht?

Die Einführung der eAU begann schrittweise im Jahr 2022 und ist Teil des Plans zur Digitalisierung des deutschen Gesundheitswesens. Ab 1. Januar 2023 wurde die elektronische AU zur Pflicht. Der Hintergrund war, Krankmeldungen effizienter und zuverlässiger verarbeiten zu können. Denn vor der eAU waren Krankmeldungen oftmals fehleranfällig, denn Arbeitnehmenden mussten die Krankmeldung eigenständig bei der Krankenkasse einreichen.

Probleme bei Lohnfortzahlung vermeiden

„Wurde diese versäumt oder der Schein kam verspätet an, konnte dies sowohl bei der Lohnfortzahlung als auch bei der Koordination der Arbeitskräfte im Unternehmen zu Problemen führen“, berichtet Ute Herzog aus der AUB-Geschäftsstelle. Mit der eAU entfällt der bürokratische Aufwand für die Arbeitnehmenden – ein zentraler Vorteil der digitalen Krankmeldung. Die Krankenkasse erhält die Krankmeldung automatisch und kann den Arbeitgeber umgehend informieren. So werden Versäumnisse und Missverständnisse vermieden, und der gesamte Prozess ist transparenter.

Die Vorteile der elektronischen AU für Arbeitnehmende

Die elektronische AU bringt für Arbeitnehmende eine Reihe von Vorteilen, die den Prozess Krankmeldung vereinfachen und beschleunigen. Besonders die Automatisierung und Digitalisierung hat positive Auswirkungen. Für Arbeitnehmende bedeutet das konkret:

• Weniger Papier und weniger Aufwand: Sie müssen keine Krankmeldungen mehr ausdrucken, von der Arztpraxis abholen oder postalisch an den Arbeitgeber oder die Krankenkasse senden. Alles läuft automatisch ab und spart Zeit und Kosten.
• Höhere Sicherheit und Zuverlässigkeit: Die eAU schützt Ihre persönlichen Gesundheitsdaten besser als die Variante auf Papier. Durch die elektronische Übermittlung wird die Gefahr des Verlustes oder der Fälschung von Krankenscheinen minimiert.
• Schneller Zugang zur Lohnfortzahlung: Da die Krankenkasse und der Arbeitgeber sofort über Ihre Arbeitsunfähigkeit informiert sind, bleibt auch die Lohnfortzahlung nicht hängen. Fehler durch verspätete Einreichungen gehören damit der Vergangenheit an.
• Transparenz im Krankheitsfall: Die lückenlose Übermittlung der AU-Daten schafft Klarheit und Transparenz für alle Beteiligten. Arbeitgeber und Krankenkassen erhalten die benötigten Informationen auf direktem Weg.

Arbeitnehmende sollten sich dabei stets bewusst machen: Die Krankschreibung dient allein dazu, wieder vollauf zu genesen. Nicht alles, was Sie in dieser Zeit vielleicht gerne tun würden, ist daher auch erlaubt. Unser Tipp: Informieren Sie sich daher, welche Gebote und Verbote während einer Krankschreibung bestehen.

Wie bekommt der Arbeitgeber die elektronische AU?

Das Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung folgt einem klaren Ablauf, der für alle Parteien verbindlich ist. Das Verfahren läuft vereinfacht gesagt in drei Schritte ab:

1. Krankschreibung durch die Arztpraxis: Im Fall einer Krankschreibung übermittelt Ihre Arztpraxis die Daten elektronisch an Ihre Krankenkasse.
2. Automatische Übermittlung an die Krankenkasse: Die Krankenkasse erhält die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf direktem Wege, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen.
3. Informationsweitergabe an den Arbeitgeber: Die Krankenkasse informiert den Arbeitgeber auf elektronischem Wege über Ihre Arbeitsunfähigkeit. Auf diese Weise bleibt Ihr Arbeitgeber stets auf dem Laufenden, ohne dass Sie selbst Dokumente einreichen müssen.

Dieser dreistufige Ablauf stellt sicher, dass alle Beteiligten frühzeitig und korrekt informiert sind.

Ausnahmen von der eAU

Keine Regel ohne Ausnahme. Wie schon beschriebe, gilt das elektronische Verfahren seit dem 1. Januar 2023 grundsätzlich für alle gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmende und wenn die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch eine/n an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Arzt oder Einrichtung erfolgt.

Doch dieses elektronische Verfahren gilt nicht:

• für privat krankenversicherte Arbeitnehmende,
• für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmende, deren Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt festgestellt wurde, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt (konkret also bei einer Krankschreibung durch einen Privatarzt),
• bei Krankschreibung von einem Arzt im Ausland – das ist insbesondere relevant für Grenzpendler sowie bei einer Erkrankung im Urlaub,
• für geringfügig Beschäftigte (Minijobber) in Privathaushalten,
• bei Krankschreibung in Rehabilitationseinrichtungen,
• bei Krankschreibung wegen einer Mutter-Kind-Kur,
• bei „Krankschreibung“ wegen Erkrankung des Kindes (für den Bezug von Kinderkrankengeld).

Die gesetzlichen Neuerungen ab Januar 2025 im Detail

Zum 1. Januar 2025 kommen mehrere neue Regelungen hinzu, die das eAU-Verfahren weiter verbessern sollen. Diese Änderungen zielen auf eine noch präzisere Darstellung und machen das Verfahren auch für besondere Fälle nutzbar. Hier eine Übersicht der wichtigsten Neuerungen:

Vorsorge- und Rehazeiten

Künftig werden auch Zeiten, in denen Sie aufgrund von Vorsorgeuntersuchungen oder Reha-Maßnahmen abwesend sind, im eAU-Verfahren erfasst und Ihrem Arbeitgeber mitgeteilt. Dies erhöht die Transparenz und erleichtert die Organisation Ihrer Abwesenheit im Unternehmen.

Detaillierte Angaben zur Art und Dauer der Abwesenheit

Die Informationen zur Arbeitsunfähigkeit werden ab Januar 2025 genauer dargestellt. Arbeitgeber erfahren, ob es sich beispielsweise um eine teilstationäre oder stationäre Behandlung handelt und wie lange die voraussichtliche Abwesenheit dauert. Dadurch wird es möglich, besser auf personelle Engpässe zu reagieren.

Besondere Fallgestaltungen

Es werden nun auch komplexere Fälle, wie Weiterleitungen an andere Krankenkassen oder teilstationäre Behandlungen, in das eAU-System aufgenommen. Dies minimiert Rückmeldungen und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen korrekt übermittelt werden.

Rückmeldegrund bei Unstimmigkeiten

Um die Datenqualität zu erhöhen, wird bei Unstimmigkeiten zwischen Krankenkasse und Arzt eine Rückmeldung an den Arbeitgeber gesendet. So kann dieser sicherstellen, dass alle Angaben vollständig und korrekt sind.

Andere AU-Nachweise bei der Krankenkasse

Sollten andere Nachweise zur Arbeitsunfähigkeit vorliegen, die nicht über das eAU-Verfahren übermittelt werden können, wird der Arbeitgeber informiert. Dies sorgt für eine nahtlose Datenqualität. Wichtig ist es zum Beispiel, bei einer Erkrankung im Urlaub rechtzeitig an die Meldung zu denken. „Somit verschenken Sie als Arbeitnehmender keinen Urlaubsanspruch, falls Sie während Ihrer freien Tage erkranken sollten.“

Fazit

Mit der elektronischen Krankschreibung ab 2025 wird ein weiterer Schritt zur Digitalisierung des Gesundheitswesens in Deutschland vollzogen. Für Arbeitnehmende bietet die eAU eine erhebliche Vereinfachung, mehr Datensicherheit und Transparenz. Arbeitgeber profitieren von der reibungslosen und schnellen Übermittlung von AU-Daten. Durch die Neuerungen ab Januar 2025 soll das eAU-Verfahren noch präziser und umfangreicher werden.